Sagen Sie "NEIN", ja, Sie können!

Wurde Ihnen auch schon gesagt, Sie sollten öfters NEIN sagen?  Ich frag mich, wie es Ihnen dabei ging, genau das zu üben?  Sie sind doch bestimmt, sofort nachdem Sie das Feedback bekamen oder sich dessen bewusst wurden, losgestürmt und haben diesen  „neuen Schuh“ des „NEIN“ Sagens anprobiert, oder?

Wie ging es Ihnen denn beim Üben?  Es gibt im steirischen einen wundervollen Ausdruck für etwas, was sich für uns plump und umständlich anfühlt und das ist das Wort „potschat“. Wie würde denn dieses Wort auf Ihre ersten Versuche passen? Wie waren die Reaktionen der Kollegen? Setzten bei Ihnen auch sofort die Schuldgefühle ein, wie bei vielen von uns? Auch ungewöhnliche Reaktionen von unserem Gegenüber sind keine Rarität.

Die Sache ist die, uns wird zwar mit allen guten Intentionen gesagt, dass wir anfangen sollen öfters „NEIN“ zu sagen, aber kaum einer sagt uns wie man das macht!! Man tut das in Antwort darauf:

  • Unser Zeit Management in den Griff zu bekommen
  • Weniger gestresst zu sein
  • Verantwortung abzugeben
  • Nicht mehr überfordert zu sein
  • Anderen die Möglichkeit zu geben sich zu entwickeln
  • Kontrolle in Prüfung zu verwandeln
  • Effizienter und effektiver zu werden

Folgsam wie wir sind, gehen wir meistens natürlich sofort an die Sache ran und fallen prompt gleich auf die Nase ohne Ergebnisse zu bekommen.  Zu unserer Frustration, funktioniert es also nicht! Warum ist das so?

Nun, hier ist ein Beispiel:
Ein relativ unerfahrener Abteilungsleiter in einer internationalen Organisation ist Sponsor eines Projektes.  Während eines Steuergruppentreffens in dem er anwesend ist, werden einige offene Themen in Bezug auf sein Projekt aufgebracht und eskaliert. Trotz der Gefahr, dass diese Themen das Projekt stoppen könnten, weicht der Sponsor jedes Mal aus und verweigert (sagt NEIN) die Verantwortung über die Lösung der Themen zu übernehmen. Die gesamte Steuergruppe übernimmt seine Aufgaben und findet sein Verhalten in Bezug auf diese Themen sehr enttäuschend und frustrierend.

Der Sponsor verlässt die Besprechung mit hängendem Kopf und einem Vertrauensverlust bei seinen Kollegen der Steuergruppe.  Nach dem Meeting sprach ich mit dem HR Manager, welcher zufällig auch anwesend war.  Dieser erklärte mir, dass für den Sponsor im Zuge eines 360 Feedback Prozesses der Entwicklungsbereich identifiziert wurde, zu viele Aufgaben anzunehmen, seine Mitarbeiter damit zu untergraben und versprochene Aufgaben dann nicht konsequent zu erfüllen. So stellte sich heraus, dass der Sponsor mit dem besten Vorsatz in diese Besprechung ging, das NEIN sagen zu üben. Leider jedoch ging der Schuss nach hinten los, weil er sich wohl nicht adäquat darauf vorbereitet hatte, wie er dies tun kann ohne seine Kollegen vor den Kopf zu stoßen oder zu enttäuschen.

Nun bin ich neugierig:  Wie wären Sie vorgegangen? Was hätten Sie an der Stelle des Sponsors anders gemacht? Welche Ideen haben Sie dazu?

Hier sind einige Punkte, die man in jedem Fall vermeiden sollte:

  • Augen und Kopf senken während man NEIN sagt.
  • Den Unsichtbaren zu spielen: Überhaupt nicht zu reagieren, in den Sessel zu sinken und den Kopf senken, wegsehen.
  • Ziellos drauf los reden
  • Irgendwelche Ausreden erfinden oder bluffen
  • Rückdelegieren

Untenan finden Sie einige Wege, die ich im Laufe der Jahre gesammelt habe, die anscheinend in dieser Phase der Umstellung beim Üben des „NEIN“ Sagens sinnvoll sind.  Vielleicht ist dies auch für Sie wertvoll. Viel Spaß damit und lassen Sie mich wissen, wie es Ihnen dabei geht.

9 Wege "NEIN" zu sagen

1. Warnen
Lassen Sie Ihrem Umfeld wissen, dass Sie dabei sind das NEIN sagen zu üben.

2. Auslagern
Übernehmen Sie zwischenzeitliche Verantwortung mit dem Vermerk, dass Sie jemanden anders dafür finden werden, der/die diese Aufgabe erledigt.  Prüfen Sie nach ob dies dann auch erledigt wurde.

3. Unterstützung einfordern
Fragen Sie ob oder wer im Raum anstatt Ihnen (und aus welchen Gründen) diese Aufgabe übernehmen kann.

4. Delegieren
Nehmen Sie eine Mentoren bzw Prüfungsrolle ein und behalten Sie die Verantwortung, aber übergeben Sie die Aufgabe (das TUN) an ihr Team.

5. Prüfen
Ist die Aufgabe innerhalb des abgestimmten Rahmens?  (Scope oder außerhalb)

6. Kleine Schritte
Teilen Sie die Aufgabe in kleine Stücke – so hat sie leichter in Ihrem Planer Platz und kann auch leichter aufgeteilt werden.

7. Verhandeln
Besprechen Sie die folgenden Aspekte um einen längeren Zeitrahmen, eine andere Lösung oder einen anderen Verantwortlichen zu verhandeln.  (Verhandlungsaspekte: Budget, Lieferdatum, Zugang, Ergebnis und Verantwortliche)

8. Durchsetzungsvermögen
Teilen Sie Ihre Situation sachlich mit und sagen Sie dann:“ Aus diesen Gründen bin ich im Moment nicht in der Lage Verantwortung für diese gesamte Aufgabe zu übernehmen, außer wir priorisieren einige der Aspekte wie z.B…..“

9. Notwendigkeit
Prüfen Sie ob diese Aufgabe jetzt zu diesem Zeitpunkt auch sinnvoll ist.  Wiegen Sie den Zusatzwert sowie die Machbarkeit der Aufgabe gemeinsam ab.  Entscheiden Sie dann erst, wie Sie gemeinsam vorgehen werden und schließen Sie ein Abkommen.

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